Jesteś właścicielką rozwijającego się biznesu i czujesz, że ogarnianie wszystkiego samodzielnie zaczyna Cię przerastać? A może pracujesz jako specjalistka – VA, copwriterka, PM, strateżka – i czujesz, że robisz znacznie więcej niż wynikałoby z Twojej obecnej roli?

Niezależnie od tego, po której stronie stoisz – powinnaś przyjrzeć się pracy OBM – Online Business Managerek. Bo całkiem niewykluczone, że właśnie takiej specjalistki potrzebujesz u siebie. Albo sama możesz nią być.

Pytanie tylko – co właściwie robi OBM? Czy to bardziej wymyślna nazwa dla kolejnej asystentki? Albo Project Managerki? W tym artykule przyglądam się kluczowym obszarom odpowiedzialności OBM-ek, aby pokazać Ci, jak dokładnie wygląda taka praca. Zarówno z perspektywy klientki, jak i osoby dążącej do tej roli.

Dzięki temu lepiej zrozumiesz, czy to już moment, w którym potrzebujesz OBM. A jeśli sama rozważasz wejście w tę rolę – czy to odpowiedni kierunek dla Ciebie.

Co robi OBM – spis treści:

Kim jest Online Business Manager?
3 poziomy zarządzania – gdzie w tym wszystkim znajduje się OBM?
7 kluczowych obszarów odpowiedzialności OBM
Praca jako OBM – dowiedz się więcej

Kim jest Online Business Manager?

Zanim przejdziemy do tematu obszarów odpowiedzialności na stanowisku OBM, zastanówmy się nad tym, kim taka osoba jest. A właściwie – kim nie jest. To ważne, ponieważ o tej roli myśli się u nas coraz więcej, ale wiele osób wciąż nie potrafi tego właściwie nazwać. Kategoria OBM w Polsce nie jest jeszcze bardzo rozwinięta w naszym kraju, dlatego tak ważne jest, abyś poznała tę rolę lepiej.

• Czy OBM to rozszerzona rola VA?

Nie, choć wiele osób działających jako Online Business Managerki zaczynało jako Wirtualne Asystentki.

• Czy OBM jest Project Managerką?

Tak, każda OBM jest jednocześnie Project Managerką, ale nie każda PM-ka wejdzie w rolę Online Business Managerki.

• Czy OBM to strateg biznesowy?

Nie, ale musi umieć myśleć strategicznie.

Online Business Managerka pełni rolę partnerki operacyjnej CEO. To znaczy, że jest odpowiedzialna za wdrażanie strategii, kontrolę procesów czy zarządzanie zespołem. Co ważne, jest to stanowisko zarządcze, a nie asystenckie. OBM nie tylko „robi”, ale przede wszystkim organizuje, planuje, przewiduje, upraszcza, usprawnia, wdraża i raportuje. Zna firmę lepiej niż ktokolwiek inny i dzięki temu jest w stanie realnie wspierać ją w rozwoju. Jest przy tym bardzo blisko codziennych zadań i dokładnie wie, co się dzieje. Bo to m.in. to bardzo chcą delegować klienci – kontrolę i ogarnianie całej tej „drobnicy”, jaka jest do zrobienia w firmie.

Zwyczajowo Online Business Managerka współpracuje z maksymalnie dwoma-trzema klientami na stałe i obsługuje zespoły liczące po kilka osób. Jest to idealna rola dla osób, które lubią planować i porządkować, nie boją się decyzyjności i odpowiedzialności, a przy tym świetnie odnajdują się w komunikacji z zespołem. Zależy im też na długofalowych relacjach i współpracach, dlatego potrafią myśleć i pracować długoterminowo.

3 poziomy zarządzania – gdzie w tym wszystkim znajduje się OBM?

Każda firma działa w oparciu o trzy obszary:

• Strategiczny – „Dokąd zmierzamy i po co?” (wizja, wartości, kierunki rozwoju, cele, plany długoterminowe)
• Taktyczny – „Jak to zrobimy?” (harmonogramy, priorytety, decyzje zespołowe, plany krótkoterminowe)
• Operacyjny – „Kto co robi i kiedy to zrobi?” (codzienne zadania, procesy, komunikacja).

W tym wszystkim OBM nie wymyśla wizji biznesu – bo przychodzi do firmy, która swoją wizję już ma. I OBM tę wizję przekłada na konkretne działania. Rozpisuje harmonogramy, rozdziela zadania, planuje procesy. Jest w tym wszystkim łącznikiem pomiędzy właścicielami a zespołem wykonawczym, a jej rolą jest partnerowanie, nie zaś wykonywanie pomniejszych zadań.

A jak to partnerowanie dokładnie wygląda?

7 kluczowych obszarów odpowiedzialności OBM

Oto czym dokładnie zajmuje się Online Business Managerka:

1. Zarządzanie projektami i harmonogramem działań

OBM odpowiada za całościowe rozplanowanie działań w organizacji. Mogą to być np. kampanie, premiery, oferty, automatyzacje czy eventy. Jej rolą nie jest jednak tylko rozpisanie zadań. To przede wszystkim: ustalenie priorytetów, rozdzielenie ról, wyznaczenie terminów i analiza ryzyka.

Jesteś właścicielką biznesu? OBM pozwoli Ci wyjść z trybu ciągłego „gaszenia pożarów” i wesprze Cię w działaniu zgodnie z planem i wizją.

Chcesz zostać OBM? W takim przypadku przyda Ci się umiejętność układania działań w czasie i planowania.

2. Układanie procesów

Jedną z kompetencji Online Business Managerki jest układanie procesów w firmie. Mogą one dotyczyć np. obsługi klienta, onboardingu, organizacji premiery, komunikacji z partnerami, publikacji treści czy zarządzania zadaniami.

Jeżeli coś jest robione regularnie – OBM ubierze to w konkretny system. A jeśli coś nie będzie działać poprawnie – OBM to zauważy i zaproponuje zmianę.

Czasem będzie to oznaczało wdrożenie nowego narzędzia. A czasem… po prostu uporządkowanie folderów na firmowym dysku albo opracowanie checklisty usprawniającej pracę zespołu.

Jesteś właścicielką biznesu? Dzięki OBM nareszcie przestaniesz trzymać wszystko w swojej głowie.

Chcesz zostać OBM? Przyda Ci się umiejętność porządkowania, dokumentowania i myślenia procesowego.

3. Zarządzanie zespołem i komunikacją

Jako Online Business Managerka możesz zajmować się prowadzeniem spotkań zespołu. Będziesz pilnować wszelkich ustaleń, rozdzielać zadania, a także dbać o to, aby komunikacja w firmie przebiegała płynnie i bez zakłóceń.

Rolą OBM może być także informowanie o zmianach, rozwiązywanie konfliktów czy koordynowanie feedbacku. Nie jest to rola szefującego wszystkim team leadera, a bardziej funkcja koordynująco-wspierająca. W ten sposób każdy w zespole otrzymuje informację, co do niego należy, dlaczego ma coś robić i dokąd zmierza ze swoją pracą.

Jesteś właścicielką biznesu? Nie musisz się już zastanawiać, co komu zlecić, bo OBM zrobi to za Ciebie.

Chcesz zostać OBM? Zastanów się nad swoimi kompetencjami komunikacyjnymi. Czy potrafisz być jednocześnie empatyczna i stanowcza, wspierająca i konkretna? Jeżeli tak, to w komunikacji z zespołem poradzisz sobie doskonale.

4. Wdrażanie wizji CEO

Online Business Managerka zwyczajowo pojawia się w firmie, której właściciel ma jasno wyznaczoną strategię i wizję. Na podstawie celów biznesowych OBM układa działania i harmonogramy, planuje kampanie, organizuje pracę zespołu i analizuje postępy.

Taka osoba jest prawą ręką CEO, ale nie w charakterze asystentki od wszystkiego, a partnerki biznesowej. I nie tylko wie, „co się dzieje w firmie”, ale przede wszystkim potrafi wyciągać wnioski, delegować zadania i proponować usprawnienia.

Jesteś właścicielką biznesu? OBM sprawi, że Twoja wizja nareszcie nabierze kształtów i zostanie wdrożona.

Chcesz zostać OBM? Powinnaś rozumieć kontekst biznesowy i spoglądać na działania organizacji „z lotu ptaka”. Musisz także umieć zaproponować rozwiązania optymalizujące sprzedaż oraz połączyć produkty i usługi w działającą całość. To trochę, jak jeszcze jeden dodatkowy obszar działalności, mianowicie kreatywne dążenie do rozwoju biznesu.

5. Rekrutacja i onboarding

Choć nie jest to regułą, to wiele Online Business Managerek odpowiada za proces rekrutacji nowych osób do zespołu. Biorą udział w procesie definiowania, jakich kompetencji brakuje w zespole, bo znają jego problemy i rzeczywistość od podszewki. Potem uczestniczą w etapie tworzenia ogłoszeń i selekcjonowania kandydatów, przeprowadzają rozmowy, a nawet wdrażają nowe osoby w system pracy i rzeczywistość organizacji.

Jest to obszar stanowiący bardzo ciekawe wyzwanie, a jednocześnie wymagający dojrzałości i wyczucia oraz wysoko rozwiniętych umiejętności organizacyjnych i komunikacyjnych. Dla właścicielki jest to fantastyczne rozwiązanie, ponieważ może oddelegować zaufanej osobie budowanie zespołu.
Natomiast jeżeli chcesz zostać OBM, zastanów się, czy na pewno czułabyś się komfortowo w charakterze „pierwszego ogniwa” w procesie rekrutacji.

6. Analizy i raporty

Kolejnym z obszarów działania OBM jest dostarczanie CEO informacji zwrotnej o tym, co działa, a co nie. Może to być zarówno raport na zakończenie kampanii, jak i analiza skuteczności zespołu. To może propozycja zmian w lejku sprzedażowym, jak i plan usprawnień komunikacji z klientem. W takim przypadku Online Business Managerka nie tylko zarządza, ale przygląda się wszystkim procesom i wyciąga wnioski. Wnioski te zaś mają prowadzić do usprawnień i do ustalenia, co funkcjonuje doskonale i może zostać powtórzone w innych obszarach.

Jesteś właścicielką biznesu? Przy wsparciu OBM nie będziesz musiała sama analizować każdego kroku.

Chcesz zostać OBM? Przyda Ci się analityczne spojrzenie na świat i umiejętność wyciągania wniosków.

7. Dbanie o odpowiednie funkcjonowanie firmy

Praca w każdej organizacji przebiega w pewnym określonym rytmie. Jeżeli dbamy o jego płynność i brak zakłóceń, łatwiej nam będzie konsekwentnie dążyć do celu. Dlatego właśnie tak ważną rolę w firmie pełni OBM, która:

• dba o to, aby projekty realizowane były na czas;
• pilnuje rytmu spotkań;
• przewiduje ewentualne opóźnienia i znajduje rozwiązania, zanim pojawią się problemy;
• widzi, co można zautomatyzować, uprościć i udoskonalić;
• potrafi wyłapać, kto w zespole jest przeciążony pracą, a kto spokojnie mógłby robić więcej.

W ten sposób firma funkcjonuje sprawnie, niczym dobrze naoliwiona maszyna. Bez chaosu, bez zastanawiania się, co do kogo należy, z jasno wyznaczonym kierunkiem. W ten sposób właścicielka biznesu może spokojnie snuć wizje rozwoju, zaś OBM-ka ma wszystko pod kontrolą.

Praca jako OBM – dowiedz się więcej

Jeżeli chcesz dokładnie zgłębić temat pracy w roli Online Business Managerki, zapoznaj się z serią artykułów:

• VA, PM, OBM – kogo zatrudnić i kiedy?
• Jak wygląda typowy dzień pracy OBM
• Online Business Manager (OBM) – kim jest i czym się zajmuje? Kompletny przewodnik

A jeżeli szukasz kogoś na to właśnie stanowisko, napisz do mnie lub umów się na bezpłatne spotkanie wstępne.