Wyobraź sobie kobietę, która ogarnia całe zaplecze biznesu swojego klienta. Jest ambitna i zaangażowana. Zarządza zespołem, organizuje harmonogramy, trzyma pieczę nad projektami, a do tego jeszcze potrafi dostrzec, który obszar działalności wymaga usprawnień – i inicjuje je. Wszystko się spina, bo ona tego dopilnowała. Wszystko się dzieje, bo ona to zorganizowała. A jej klientka może nareszcie skupić się na tym, co dla niego najważniejsze.

Problem jest tylko taki, że ta kobieta nadal uważa się za wirtualną asystentkę. Albo project managerkę od projektu do projektu. Albo po prostu „freelancerkę od wszystkiego”. Nie wie jeszcze, że jej praca powinna być i definiowana, i wynagradzana zupełnie inaczej. Bo właśnie dla takich specjalistek, których praca wykracza daleko poza wypełnianie mniejszych obowiązków, powstała rola OBM. OBM, czyli Online Business Managerki. Partnerki operacyjnej w biznesie – tak online, jak i offline. Osoby, która współprowadzi firmę od środka. Kogoś, kto łączy umiejętności managerki projektów z szerokim myśleniem o biznesie i jednoczesną obecnością w bieżących zadaniach.

Praca OBM jest rolą, która wiąże się z realną odpowiedzialnością, z konkretnymi kompetencjami oraz z wysokim poziomem decyzyjności. Wymaga dojrzałości emocjonalnej i stanowczości, a także samodzielności i umiejętności działania pod presją. Niestety początkujące OBM, które uważają, że to po prostu „bardziej wypasiona PM-ka czy VA”, wpadają w pewne pułapki, które utrudniają im pracę. Albo wręcz ją uniemożliwiają, przez co w konsekwencji tracą zaufanie klienta i swoje poczucie pewności tego, co robią.

Dlatego w tym artykule wyjaśniam, jakie są najczęstsze błędy początkujących OBM i dlaczego nie każda specjalistka odnajdzie się w tej roli. Wierzę, że pozwolą Ci one nauczyć się na cudzych błędach i pokażą szerszy obraz pracy jako OBM.

Najczęstsze błędy początkujących OBM – spis treści:

Jakie błędy popełniają początkujące Online Business Managerki
Czy nadajesz się na OBM?
Droga do OBM – co dalej?

Jakie błędy popełniają początkujące Online Business Managerki

Oto sześć podstawowych błędów, które zauważam u wielu początkujących OBM-ek i które niweluję ze swoimi podopiecznymi w programie Online Business Manager:

1. Wychodzenie przed szereg

Już na starcie musimy rozróżnić dwa zjawiska. Jedno, to wyjście z inicjatywą, podjęcie rozmowy o nowej roli i zaktualizowanie ustaleń dotyczących obowiązków i zasad współpracy. Drugie natomiast to wejście w buty OBM bez porozumienia z klientem.

Efekt? Robisz coraz więcej, bierzesz na siebie ogrom odpowiedzialności, ale dalej funkcjonujesz jako Wirtualna Asystentka, Social Media Managerka czy strateżka. Masz na sobie presję OBM, ale stawkę początkującej specjalistki. Czujesz, że robisz więcej niż powinnaś, ale nikt nie zwraca na to uwagi. Masz też odpowiedzialność niczym OBM, a jednak wpływ tylko operacyjny. 

Nie tędy droga.

Wychodzenie przed szereg to też zmuszanie obecnych klientów do płacenia Ci więcej, bo tak zdecydowałaś, do namawiania ich na większy zakres pracy i odpowiedzialności. Nie każdy klient tego chce i nie każdy jest na to gotowy. Naszą rolą jest to uszanować i albo negocjować zakresy albo kulturalnie się pożegnać. Biznes klienta jest biznesem klienta. Nawet jeśli widzimy w nim ogromny potencjał, nie poprowadzimy go za niego.

Jeżeli jesteś w stanie powiedzieć: „Tak właściwie to już jestem OBM, ale klient jeszcze o tym nie wie”, to coś jest tutaj jest nie do końca tak. Nie jest najlepszym rozwiązaniem stosowanie w sytuacjach zawodowych strategii „siedź w kącie, znajdą cię” – wiem, bo byłam w tym miejscu. Jeżeli widzisz, że jesteś gotowa na więcej lub już teraz masz na sobie obowiązki Online Business Managerki – pora zacząć o tej nowej roli rozmawiać.

Wyjdź z inicjatywą, porozmawiaj o swojej nowej ofercie i przede wszystkim – pokaż klientowi, co on będzie z tego miał, zamiast robić za wszystkich i czekać aż ktoś się zorientuje, że robisz więcej, niż powinnaś.

2. Niejasno postawione granice

Ogrom kobiet wchodzących do świata OBM z pozycji „ogarniaczek” ma problem z ograniczeniem swoich obowiązków. Skoro do tej pory byłaś dumną „dziewczyną od wszystkiego”, dalej jesteś gotowa robić „wszystko”, bo przecież lubisz i potrafisz. Ba! Klienci kochają takie osoby, na które można bez końca przerzucać kolejne zadania. To dobrze i niedobrze, bo dobrze być godną zaufania i dowożącą, ale niedobrze być popychadłem zawalanym zadaniami.

„Problem” i największa zmiana w systemie jest taka, że Online Business Managerka nie wykonuje wszystkich zadań. Ona zarządza ich wykonaniem. Zwróć uwagę, że to zupełnie inna rola (ale to zależy od Ciebie, co robisz i na ile chcesz wchodzić w działania operacyjne, ja czasami wchodzę).

To zrozumiałe, że możesz mieć problem ze stawianiem granic. Większość osób go ma i ja sama też raz po raz się z tym mierzę, kiedy dam sobie wejść na głowę albo naobiecuję za dużo. To praktyka, która przynosi efekty, kiedy ćwiczymy ją dzień po dniu. Pomyśl o tym, jak łatwo możesz wpaść w pułapkę zrobienia „tej jednej drobnej rzeczy”. A potem kolejnej, a później jeszcze jednej – i zanim się obejrzysz stoi na Tobie cały czyjś biznes (been there!). Tu zastąpisz copywritera w napisaniu posta, tam przejmiesz od Wirtualnej Asystentki wysłanie newslettera i skończy się tym, że znów wrócisz na starą ścieżkę.

Tymczasem jako OBM powinnaś:

• organizować pracę zespołu i określać zakresy projektów,
• rozdzielać zadania pomiędzy specjalistów,
• zarządzać planowaniem i harmonogramami,

a nie wykonywać cudze zadania i daje tonąć w drobnicy. Być może kiedyś u klienta pojawi się „pożar”, w którym działamy na zasadzie „wszystkie ręce na pokład”, ale codzienna praca nie jest taką sytuacją. Jasno wytyczone granice pomagają wszystkim pilnować swoich ról i obowiązków. I, co najważniejsze, popychać sprawy do przodu i realizować cele.

3. Praca za zaniżoną stawkę

To jeden z najczęściej pojawiających się błędów w świecie początkujących OBM. Wchodzisz w nową rolę, bierzesz na siebie większą odpowiedzialność, większe ryzyko i większy wpływ na biznes, ale nadal rozliczasz się, jak za zlecenie. Każda z nas tam była! I ja też – ale na szczęście krótko.

Często ma to związek z problemem, o którym opowiadałam w punkcie 1. Zmiana pozycji w firmie powinna mieć odzwierciedlenie w stawce, w umowie, w zasadach współpracy. Nie jest to „naturalny awans poprzez większenie zakresu”, który przebiega mimochodem i którego zasady ustalają się same. A przynajmniej nie powinien być, bo teoria to jedno, a doświadczenia początkujących OBM – drugie.

Pamiętaj, że wszystko, co robisz i wszystko, co wiąże się z Twoją nową rolą, powinno być odpowiednio wycenione i opisane. Nie chcesz być kolejną „dziewczyną od wszystkiego”, bo Twoja nowa rola to rola partnerska. A przynajmniej tak mi się wydaje, skoro czytasz ten tekst ;) Nie mogę więc nie napisać tutaj – stawka ma znaczenie, ale naprawdę muszą iść za nią umiejętności i realne korzyści dla klienta. A także odpowiedzialność. Oczywiście ma na nią wpływ również to, jak myślisz o swojej pracy i pieniądzach. I dobrze spisana umowa!

Więcej na ten temat przeczytasz w tekście: Ile zarabia OBM? Przegląd stawek i modeli współpracy. A także w artykule: Jak wygląda współpraca z klientem premium w pracy OBM.

4. Brak inicjatywy i decyzyjności

Jeżeli przez lata pracowałaś w modelu „Powiedz, co mam do zrobienia, a to zrobię”, to wejście w rolę samodzielnej OBM może zająć Ci dłuższą chwilę. Jako Online Business Managerka nie czekasz na zadania. To Ty je identyfikujesz, wyznaczasz, planujesz, nazywasz.

Jeżeli już teraz wiesz, że nie chcesz myśleć za kogoś, nie masz w sobie ani śmiałości, boisz się proponować rozwiązania i zawsze musisz się upewniać, czy Twoje decyzje są właściwe – nie odnajdziesz się w roli OBM.

I nie znaczy to wcale, że się nie nadajesz czy jesteś na coś za słaba. To znaczy, że potrzebujesz albo innej roli (np. Project Managerki), albo pracy nad pewnością siebie i kompetencjami zarządczymi.

Możesz nie być jeszcze gotowa na podejmowanie decyzji i wychodzenie z inicjatywą, ale nie jest to coś, czego nie da się nauczyć. A – jak ze wszystkim – doświadczenia i pewności nabieramy w praktyce. Więc wiesz… ;)

5. Brak komunikacji

Dobre umiejętności komunikacyjne w pracy Online Business Managerki to absolutna podstawa. Nie jesteś w tej pracy samotną wyspą. Powinnaś rozmawiać z właścicielem biznesu o wizji i kierunku rozwoju, o przeszkodach, problemach i rozwiązaniach, o tym, co działa, a co wymaga usprawnień.

Powinnaś też rozmawiać z podwykonawcami i zespołem. Do tego musisz łagodzić nastroje i motywować do działania. A także zlecać i odbierać zadania. To wszystko jest komunikacją.

Nie jest to relacja oparta na wymianie wiadomości w Asanie czy na Slacku. Dialog pomiędzy OBM a CEO jest kluczowy zarówno dla rozwoju firmy, jak i Ciebie.

6. Branie na siebie wszystkiego

Jeśli jesteś osobą z zapleczem asystenckim czy managerskim, najprawdopodobniej masz w sobie ogromne poczucie odpowiedzialności. Odpowiedzialności za ludzi, za firmę, za zadania, za szczegóły, za wszystkie obszary działania. Również takie, które są całkowicie poza Twoim wpływem.

Pamiętaj, że nie możesz brać na siebie odpowiedzialności za absolutnie każdy aspekt funkcjonowania biznesu. Jako OBM odpowiadasz za koordynację działań i dążenie do realizacji celów, a nie za wykonywanie pojedynczych zadań ani prowadzenie za kogoś całego biznesu. A w relacji z właścicielką jesteś partnerką, a nie „bliższą asystentką”. Stawiaj wyraźne granice i ich przestrzegaj. Bo branie na siebie wszystkiego może się skończyć rozczarowaniem klientów i wypaleniem zawodowym. I, tak, też mam to za sobą.

Czy nadajesz się na OBM?

Patrząc na zakres odpowiedzialności w pracy Online Business Managerki (o którym szerzej opowiadam w artykule Co robi OBM?), możesz sobie pomyśleć, że to szalenie obszerna i trudna rola. Zauważ, proszę, że nie potrzebujesz wcale dwudziestoletniego doświadczenia w zarządzaniu korporacją, żeby zostać OBM. Mimo wszystko powinnaś sobie uczciwie odpowiedzieć na pytanie, czy w ogóle się do tej roli nadajesz.

OBM to nie jest „wypasiona etykietka” ani „wirtualna asystentka premium”. To rola, która wiąże się z większym wpływem na działanie biznesu. A przez to również – z większą presją i odpowiedzialnością.

Pracując jako Online Business Manager:

• podejmujesz samodzielne decyzje
• Twoje decyzje mogą mieć (i często mają) konsekwencje biznesowe
• zarządzasz nie tylko zadaniami, ale też ludźmi
• musisz jasno wyznaczać granice.

Praca OBM-ki to rola dla osób, które dobrze się czują bez kontroli i instruowania. Dla osób, które wychodzą z inicjatywą, projektują plany i same proponują rozwiązania problemów. Dla osób, które nie boją się decyzyjności i odpowiedzialności za działania czyjejś firmy. A w tym wszystkim potrafią zadbać o siebie, swoje potrzeby i granice. Wreszcie dla osób, które wiedzą, że na koniec dnia to nie ich firma, ale kochają ją jak swoją.

Bo chociaż rola Online Business Managerki opiera się na partnerstwie, to OBM nie zajmuje się nieustannym wsparciem emocjonalnym CEO ani – co bardzo ważne – wymyślaniem za kogoś całego biznesu. Nie jest „kołem ratunkowym” dla organizacji. Łatwo tutaj wpaść w tryb ratowania, naprawiania i ogarniania absolutnie wszystkiego. Dlatego praca OBM wymaga odporności psychicznej, pewności siebie i gotowości do stawiania granic.

Nie znaczy to, rzecz jasna, że tu i teraz musisz mieć w sobie to wszystko. Możesz pracować nad swoim podejściem m.in. w pierwszym w Polsce programie Online Business Manager. Powinnaś jednak wiedzieć, co Cię czeka, zanim zdecydujesz się na tę drogę.

Bo prawda jest taka, że nie każda VA będzie OBM. Nie każda strateżka będzie OBM. Nie każda managerka odnajdzie się w tej roli. I to jest jak najbardziej w porządku.

Ścieżka rozwoju Online Business Managerki to droga, którą warto wybrać świadomie, znając i korzyści, i trudności związane z tą pracą. Wtedy wiesz, dokąd zmierzasz, na jakie problemy możesz natrafić i jak się do swojej nowej roli przygotować.

Droga do OBM – co dalej?

Jeżeli czytając ten artykuł, pomyślałaś: „Okej, brzmi to intensywnie, ale tego właśnie chcę”, to znaczy, że jesteś w dobrym miejscu. Sprawdź, jak mogę Ci pomóc zostać OBM dzięki programowi Online Business Manager.

Jeżeli pomyślałaś: „O nie, czegoś takiego to ja nie udźwignę i nie chcę” – to też jest w porządku.

A jeśli znajdujesz się gdzieś pomiędzy i nie masz pewności, którą drogę wybrać, prawdopodobnie potrzebujesz przestrzeni, żeby to sprawdzić. Pobierz darmowy przewodnik 10 kluczowych kompetencji Online Business Managera i zobacz, czy to droga dla Ciebie.