Potrzebujesz wsparcia w swoim biznesie, ale nie wiesz, kogo tak naprawdę musisz zatrudnić? Szukasz kogoś, kto da Ci wsparcie i będzie wdrażał za Ciebie kolejne plany, ale nie masz pewności, czy szukać Project Managerki, Wirtualnej Asystentki czy Online Business Managerki? Ten artykuł rozwieje Twoje wątpliwości, kto jest kim i w czym Ci pomoże!

Jako że sama pełniłam każdą z wymienionych ról i dalej jestem OBM/PM oraz zajmuję się szkoleniem przyszłych Online Business Managerek, opowiem Ci o tym:

• czym dokładnie różnią się role Project Managerki, Wirtualnej Asystentki i Online Business Managerki;
• na jakim etapie rozwoju firmy warto rozważyć zatrudnienie specjalistek tego rodzaju;
• jak dopasować osobę do poziomu odpowiedzialności, którego potrzebujesz.

Artykuł ten przyda Ci się zarówno właścicielkom biznesów poszukujących wsparcia, jak i specjalistkom ze świata online, które zastanawiają się nad rozwojem kariery. Brzmi jak coś dla Ciebie? Zapraszam do lektury!

VA, PM, OBM – spis treści:

Dlaczego potrzebujesz wsparcia w biznesie?
VA, PM, OBM – czym się różnią?
Przykładowe zadania dla Wirtualnej Asystentki
Przykładowe zadania dla Project Managerki
Przykładowe zadania dla Online Business Managerki
Porównanie: czym się zajmują VA, PM i OBM?
Czy to już ten moment, żeby zatrudnić OBM?

Dlaczego potrzebujesz wsparcia w biznesie?

Właściwie każdy rozwijający się biznes w którymś momencie dochodzi do momentu, w którym jego właściciel nie jest w stanie robić wszystkiego sam ani wszystkim sam zarządzać. Nie jest to możliwe ani na poziomie fizycznym, ani mentalnym, ani logistycznym.

Jak rozpoznać taki moment? Z perspektywy właścicielki biznesu:

• Masz ogrom pomysłów, których nie masz przestrzeni zrealizować.
• Świadomie lub nieświadomie hamujesz rozwój biznesu, bo nie możesz pozbyć się drobnych bieżących zadań.
• Nieustannie grzęźniesz w bieżączce.
• Nie masz kiedy usiąść i zastanowić się nad strategią w swoim biznesie.
• Czujesz ciągłe przytłoczenie liczbą spraw do ogarnięcia.
• Pracujesz w biznesie, ale nie masz przestrzeni na pracę NAD biznesem.

Jeżeli zauważasz u siebie te problemy, to znak, że czas zacząć delegować. A jak to zrobić dobrze? Musisz dobrać taką osobę, która będzie wspierać Cię na odpowiednim poziomie.

VA, PM, OBM – czym się różnią?

Aby porównać wszystkie z wymienionych ról, wyjdźmy od krótkiej definicji każdej z nich. Bo choć często praca tych osób zaczyna się przenikać, to w rzeczywistości różni je naprawdę wiele.

Co robi VA (Virtual Assistant) – Wirtualna Asystentka?

• Wykonuje konkretne zadania na Twoje zlecenie.
• Pracuje głównie w oparciu o przygotowane briefy.
• Może zajmować się np. publikacją postów, wysyłką newsletterów, prostymi zadaniami administracyjnymi, obsługą klientów itd.

Kiedy warto zatrudnić Wirtualną Asystentkę?

• Kiedy robisz wszystko sama i potrzebujesz „rąk do pracy”.
• Kiedy nie masz jeszcze zbudowanego zespołu.
• Kiedy potrzebujesz sporadycznego wsparcia w wybranych zadaniach.
• Kiedy wiesz, co i jak delegować.
• Kiedy masz ograniczony budżet.
• Kiedy potrzebujesz odciążenia w tzw. bieżączce i sprawach technicznych.

Co robi PM (Project Manager) – menadżerka projektu?

• Odpowiada za konkretny projekt, np. kampanię sprzedażową, migrację systemu, organizację konferencji, wdrożenie kursu online itp.
• Zajmuje się planowaniem i ogarnianiem zadań i harmonogramów.
• Pracuje projektowo, potrafi zarządzać ludźmi w projekcie i kryzysami.

Kiedy warto zatrudnić Project Managerkę?

• Kiedy brakuje Ci jasno wytyczonego planu działań.
• Kiedy planujesz start złożonego projektu (np. kursu online, eventu, webinaru) i na samą myśl o ilości zadań boli Cię głowa.
• Kiedy chcesz uniknąć chaosu, opóźnień i nadwyrężania budżetu.
• Kiedy nie jesteś w stanie nadzorować projektów realizowanych w firmie.
• Kiedy nie chcesz kontrolować pracy poszczególnych osób w projekcie.

Co robi OBM (Online Business Manager) – partnerka operacyjna?

• Zarządza projektami i procesami, pracą zespołu i realizacją celów biznesowych firmy.
• Inicjuje zmiany, plany i usprawnienia.
• Pełni rolę operacyjnej prawej ręki właścicielki.

Kiedy warto zatrudnić Online Business Managerkę?

• Kiedy masz (więcej niż mniej) zdefiniowany plan rozwoju firmy.
• Kiedy czujesz, że brakuje Ci doświadczenia w ważnych obszarach działalności (np. digital marketingu czy wdrażania projektu).
• Kiedy delegujesz regularnie i masz stale rosnącą liczbę projektów.
• Kiedy potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu i jesteś gotowa zatrudnić partnerkę, zamiast podwykonawczyni.
• Kiedy Twoja firma tak urosła, że potrzebujesz w niej bardziej systemowego zarządzania.
• Kiedy chcesz się skupić na wizji i w końcu zyskać czas na inne sprawy niż firma.

Aby zobaczyć tę różnicę, warto przyjrzeć się przykładowym zadaniom każdej z osób, które możesz potencjalnie u siebie zatrudnić.

Przykładowe zadania dla Wirtualnej Asystentki

Wirtualnej Asystentce zlecasz zadania techniczne, operacyjne, często o charakterze odtwórczym. VA realizuje je na Twoje wyraźne zlecenie:

• Wysyłka newslettera przygotowanego przez Ciebie lub copywritera.
• Zaplanowanie i opublikowanie postów w social mediach.
• Stworzenie prostych grafik w Canvie, często na podstawie dostarczonych szablonów.
• Zebranie materiałów do podcastu.
• Uzupełnienie kalendarza spotkań.
• Wgranie nowego dokumentu na platformę kursową.
• Wystawianie faktur i porządkowanie dokumentów.

Jak widzisz, VA nie zarządza, nie planuje w szerokiej perspektywie i nie podejmuje decyzji wpływających na pracę innych osób.

Przykładowe zadania dla Project Managerki

Dla Project Managerki przeznaczone są zadania związane z jednym konkretnym projektem, np.:

• Rozpisanie harmonogramu kampanii.
• Rozdzielenie zadań pomiędzy członków zespołu i monitorowanie postępów.
• Przypominanie deadline’ów podwykonawcom.
• Zarządzanie budżetem projektu.
• Weryfikacja treści pod kątem spełniania założeń kampanii.
• Zorganizowanie testów strony sprzedażowej.
• Przygotowanie raportu podsumowującego projekt.

Patrząc na powyższą listę, łatwo wyczujesz różnicę pomiędzy pracą VA i PM. Project Managerka odpowiada za realizację jednego celu i może nadzorować pracę innych osób, ale nie zarządza firmą.

Przykładowe zadania dla Online Business Managerki

Wśród zadań Online Business Managerki znajdują się m.in.:

• Ułożenie harmonogramu projektów i kampanii na najbliższy kwartał.
• Prowadzenie spotkań zespołu, rozliczanie z realizacji zadań i wyznaczanie priorytetów.
• Onboarding nowych osób w zespole.
• Przedstawienie propozycji nowego systemu, usprawnienia czy narzędzia do wypróbowania.
• Analiza efektywności pracy zespołu.
• Zidentyfikowanie powtarzalnych błędów i znalezienie dla nich rozwiązań.
• Tworzenie procesów (np. obsługi klienta czy współpracy z grafikami).
• Dbanie o przepływ informacji w całym zespole.

OBM działa z poziomu organizacji, ma dużą decyzyjność i odciąża właściciela biznesu w zadaniach, które normalnie spoczywałyby na jego barkach.

Porównanie: czym się zajmują VA, PM i OBM?

W ramach podsumowania, przyjrzyj się poniższej tabeli, w której zebrałam najważniejsze informacje dotyczące kompetencji każdej ze specjalistek:

Obszar działań	VA	PM	OBM
Wykonywanie zadań	Tak	Koordynuje, nie wykonuje	Koordynuje, nie wykonuje
Odpowiedzialność za efekty	Nie	Tak	Tak
Poziom samodzielności	Niski	Średni	Wysoki
Zarządzanie zespołem	Nie	Tak, w obrębie projektu	Tak
Tworzenie planu działania	Nie	Tak, w obrębie projektu	Tak
Decyzje strategiczne	Nie	Tak, w projekcie	Tak
Model współpracy	Od zadania do zadania	Od projektu do projektu	Stały i projektowy (choć może być zamknięty w czasie, np. 3-6 miesięcy)
Proponowanie usprawnień	Nie	W obrębie projektu	Tak
Model rozliczenia	Godziny/pakiety	Projekt/kontrakt	Stałe wynagrodzenie, stała współpraca lub projekt

I choć nie jest to w żaden sposób uregulowane, to najbardziej typowa ścieżka zatrudnienia odbywa się właśnie w tej kolejności. Najpierw chcesz zlecić pojedyncze drobne zadania Wirtualnej Asystentce. Potem robisz coraz więcej i na szerszą skalę – i wtedy do ogarniania projektów zatrudniasz Project Managerkę. A gdy już Twoja firma rośnie tak bardzo, że nie możesz już brać całej odpowiedzialności na siebie – angażujesz doświadczoną prawą rękę. A najczęściej prosisz swoją PM o większy zakres działań. I to właśnie jest rola OBM.

Czy to już ten moment, żeby zatrudnić OBM?

Nie każdy biznes trzeba skalować. Ale warto to robić, żeby nie wszystko w firmie zależało od Ciebie. Nie każdy zespół trzeba rozbudowywać. Ale przyda Ci się to, jeśli chcesz czasem naprawdę pojechać na wakacje i zamknąć komputer. Szczerze odpowiedz sobie na poniższe pytania:

• Czy masz stabilne przychody w swojej działalności?
• Czy rozbudowujesz zespół i potrzebujesz kogoś, kto zastąpi Cię w kontrolowaniu ich pracy?
• Czy uważasz swój model biznesowy za stabilny i przemyślany?
• Czy chcesz inwestować w rozwój firmy?
• Czy skalowanie biznesu jest jednym z Twoich celów?
• Czy masz plan, pomysł i wizję, ale brakuje Ci kogoś, kto wesprze Cię w ich realizacji?
• Czy jesteś gotowa oddać część kontroli zaufanej osobie?

Jeżeli choć na kilka pytań z powyższej listy Twoja odpowiedź brzmi „tak”, to znaczy, że czas najwyższy nawiązać współpracę z Online Business Managerką.

Przy okazji zajrzyj tutaj, jeżeli chcesz się dowiedzieć, ile zarabia OBM i ile kosztuje taka współpraca. Możesz także zapoznać się z porównaniami: OBM vs VA – czym się różni praca Wirtualnej Asystentki od Online Business Managerki? oraz OBM vs PM – czym się różni praca Online Business Managera i Project Managerki?

A jeżeli poszukujesz doświadczonej Project Managerka i OBM-ki, która pomoże Twojemu biznesowi wzrastać, zapoznaj się z moją ofertą, z przyjemnością Ci pomogę.

Jeśli natomiast jesteś po drugiej stronie i chcesz zostać Online Business Managerką, to tutaj znajdziesz mój program, w którym nauczę Cię wszystkiego, czego potrzebujesz, żeby czuć się pewnie roli OBM.