Czy praca OBM to niekończące się spotkania i sprawdzanie, co się dzieje w firmie? Albo długie godziny wypełnione analizami i raportami? A może i jedno, i drugie?

W tym artykule pokażę Ci, jak naprawdę wygląda dzień (a nawet tydzień) pracy Online Business Managerki.

Bez romantyzowania rodem z Instagrama i patosu prosto z Linkedin, ale też bez straszenia. Z konkretnymi przykładami, strukturą i moją refleksją, która pozwoli Ci zrozumieć, czym praca OBM różni się od pracy innych specjalistek i jak dokładnie wygląda. Jednak od razu zaznaczę, że dokładny zakres i styl pracy definiujesz sama, bo jest to płynne i zależy od potrzeb konkretnego klienta oraz Twoich, jako OBM.

Dzień pracy Online Business Managerki – spis treści:

Czy istnieje „typowy” dzień pracy w świecie OBM?
Dni tematyczne w pracy OBM
Na ile elastyczna jest praca OBM?
Jakie narzędzia wykorzystuje OBM w ciągu dnia?
Słowem podsumowania – o codziennej pracy OBM
„Chcę pracować jako OBM” – doskonale!

Czy istnieje „typowy” dzień pracy w świecie OBM?

Opowieść na temat dnia czy tygodnia pracy Online Business Managerki warto rozpocząć od tego, że zwyczajowo jako OBM nie pracujesz w klasycznym modelu etatowym (choć możesz, jeśli zatrudnisz się na stałe). Najczęściej działasz projektowo, podobnie jak Project Managerka, ale jesteś też odpowiedzialna za zarządzanie wszelkimi procesami w organizacji.

Jako OBM sama decydujesz, kiedy i w jaki sposób będziesz pracować, ale nie oznacza to wcale, że jest to praca na całkowitym luzie. Wręcz przeciwnie – jest to rola wymagająca ogromnej samodzielności i odpowiedzialności, bardzo dobrej organizacji i odporności na stres. To właśnie Ty, jako OBM, przyglądasz się działaniom firmy „z lotu ptaka” i „z wnętrza Ziemi”, i zazwyczaj jako pierwsza wiesz, że coś się opóźni, coś nie zadziała albo… będzie wymagało całkowitego zawieszenia lub reorganizacji.

W tej pracy Twoje dni rzadko więc wyglądają identycznie. Spotykasz się z różnymi wyzwaniami, a zakres Twoich obowiązków jest bardzo szeroki. Dlatego też najlepszym sposobem na zapanowanie nad mnogością działań w biznesie OBM jest nadanie rytmu i struktury nie w perspektywie dziennej a tygodniowej. Oraz – a może przede wszystkim – dostosowanej do własnych preferencji czasowych. Jak na pewno się domyślasz, inaczej pracuje OBM, która łączy pracę dla kilku klientów, inaczej taka, która ma dzieci, a jeszcze inaczej – ta, która planuje odejście z etatu i łączy kilka ról. Dostosuj więc ten system po prostu do siebie.

Dni tematyczne w pracy OBM

Jeżeli rozważasz pracę jako Online Business Managerka, zacznij od organizacji we własnej działalności. Polecam Ci pracę z podziałem na bloki i dni tematyczne, które ułatwiają zarządzanie energią i priorytetami.

Oto jak mógłby wyglądać taki tydzień – na podstawie tego, jak to wygląda u mnie:

Poniedziałek: CEO Day – dzień pracy nad własną firmą

W tym dniu pracujesz nie dla klientów, a dla siebie. Nie wykonujesz zadań operacyjnych, nie prowadzisz spotkań, nie umawiasz się z nikim. Zamiast tego:

• przeglądasz kalendarze i harmonogramy;
• analizujesz priorytety;
• wystawiasz faktury;
• porządkujesz maile;
• planujesz swoją dostępność;
• pracujesz nad własnymi sprawami, np. ofertą, rozwojem, stroną www;
• analizujesz finanse i planujesz swoje działania.

Jest to idealny czas na rozwój, oglądanie kursów i programów, zanim zdążą się zakurzyć. Bo OBM musi się uczyć i być na bieżąco.

Organizacja własnego CEO Day to super ważna sprawa. Nadal pozostajesz właścicielką swojej własnej firmy, a nie tylko współpracowniczką innych osób i organizacji. Nie popełniaj mojego błędu i myśl o sobie jak o firmie od samego początku. Nie zapominaj o swoich priorytetach i planach rozwojowych.

Wtorek i czwartek: dni poświęcane innym

We wtorek i czwartek mogłabyś organizować:

• spotkania z klientami;
• spotkania z zespołami;
• omawianie projektów, zbieranie feedbacku;
• aktualizację harmonogramów i zadań.

Niektóre OBM organizują jeden dzień czysto „kliencki”, inne dzielą zadania dla innych na dwa dni. Ważne, żeby nie mieszać ich z innymi dniami, ponieważ w ten sposób łatwiej pilnować rutyny działań i rzeczywiście mieć czas na „dowożenie rzeczy”, a nie tylko myślenie lub rozmawianie o nich.

Środa: dzień pracy głębokiej

W planie tygodnia zorganizuj sobie co najmniej jeden dzień, który poświęcisz zadaniom wymagającym skupienia (u mnie są to dwa dni: środa i piątek). Jeżeli Twoja praca wymaga koncentracji, uruchomienia logicznego myślenia i refleksji strategicznych, dobrze zorganizować ją tak, aby nie była rozdzielana spotkaniami i innymi rozproszeniami.

Szerzej o idei działania w pełnym skupieniu przeczytasz w książce Cala Newporta, „Praca głęboka”, jednak w tym miejscu muszę zaznaczyć, jak cennym i nieocenionym zasobem i walutą jest obecnie skupienie.

Umiejętność pracy głębokiej to jedna z najcenniejszych kompetencji tak w biznesie, jak i na rynku pracy. Jesteśmy na co dzień tak przytłoczeni bodźcami, powiadomieniami, informacjami i rozproszeniami, że zdolność oderwania się od nich i przełączenia w tryb skupionej pracy jest niesamowicie potrzebna. Tym bardziej poświęć jej odpowiednio dużo uwagi w swojej codziennej pracy jako Online Business Managerka.

Przykładowe zadania wymagające skupienia:

• analiza danych;
• tworzenie procedur;
• aktualizacja procesów;
• przygotowywanie raportów;
• reorganizacja systemów;
• sprawdzanie komunikacji w sekwencjach mailowych;
• tworzenie wytycznych do landing page;
• opracowywanie koncepcji nowych produktów i usług;
• rozpisywanie zadań w projektach;
• planowanie kampanii
• koncentracja na zadaniach ważnych i niepilnych itp.

To tutaj masz pole do wdrażania zmian, które realnie wpływają na działania firmy. Nie pomijaj takich dni w swoim harmonogramie, nawet jeśli niektóre zadania (np. raportowanie) będziesz wykonywać raz w miesiącu.

Piątek: dzień na rozwój i porządki

Koniec tygodnia to dobra okazja, żeby przysiąść do „luźniejszych” zadań, takiech jak:

• porządkowanie plików i zadań w projektach;
• organizacja przeglądu tygodnia;
• uzupełnienie zadań zespołu;
• dopisanie zaległych notatek;
• planowanie kolejnego tygodnia;
• nadrobienie newsletterów, lekcji z kursów, podcastów do przesłuchania.

Co drugi piątek możesz przeznaczyć mocniej na własny rozwój. Może spotkasz się z mentorką? Może ze swoją grupą mastermind? Albo po prostu zadzwonisz do przyjaciółki na ploteczki, tak w ramach odpoczynku umysłowego? Patrząc na swoje działania w perspektywie miesięcznej, zaplanuj dla siebie i swojego rozwoju taki czas. To ważne, ponieważ świadome wpisanie działań „dla siebie” w harmonogram pozwoli Ci uniknąć wiecznego braku czasu na to, co wiele osób uważa za mniej ważne. A przecież Twój rozwój, Twoje relacje z innymi i, również, Twoje zdrowie psychiczne są tak samo istotne, jak praca dla innych i te wszystkie „hiperważne” cudze sprawy, które nigdy nie mogą zaczekać.

W ten sposób nie tylko zaczniesz lepiej wykorzystywać własny potencjał, ale też łatwiej Ci będzie odetchnąć od pracy i znaleźć czas dla siebie.

Na ile elastyczna jest praca OBM?

Praca Online Business Managerki nie jest jednostajna. Dni i tygodnie hiperintensywne przeplatają się z tymi bardziej spokojnymi. Zupełnie inna dynamika jest przy pracy nad kampanią, a inna w czasie poświęconym na tzw. bieżączki. Nie da się więc określić, na ile ustrukturyzowany będzie każdy tydzień w Twoim życiu w roli OBM. Dlatego obserwuj siebie, żeby poznawać swoje limity i szukać balansu. Inaczej się wypalisz i prędzej czy później zje Cię frustracja.

Na pewno zwróć uwagę na to, że jest to praca bardzo elastyczna. O ile organizacja spotkań jest w jakiś sposób uzależniona od dostępności klienta czy jego zespołu, o tyle większość zadań OBM możesz wykonywać w dogodnych dla siebie warunkach i we własnym tempie. Jest to tym samym dobra praca dla specjalistek, które ogarniają również inne obszary życia, jak np. macierzyństwo. Albo takich, które jednocześnie realizują się w swoich pasjach (jak np. podróże, sport, rękodzieło) i chcą mieć w tym więcej swobody.

Sama dużo wyjeżdżam i pracuję w pociągu lub na lotnisku, dlatego dni bez spotkań (w moim przypadku – poniedziałki, środy i piątki) są dla mnie podwójnie ważne, dają poczucie wolności i niezależności.

To dobra okazja, żeby Ci przypomnieć, że zatrudnienie Online Business Managerki jest możliwe zarówno w biznesach stacjonarnych, jak i online. Powszechniejsze jest to w tym drugim przypadku, jednak kompetencje i doświadczenia OBM-ki równie dobrze można wykorzystać offline.

A w jakim systemie pracują Online Business Managerki? Najczęściej w pełni zdalnie, choć model hybrydowy, tj. łączący pracę zdalną z wizytami w firmie nie jest niemożliwy.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o pracy OBM, koniecznie zapoznaj się z artykułem: Co robi OBM? 7 najważniejszych obszarów odpowiedzialności Online Business Managerki.

Jakie narzędzia wykorzystuje OBM w ciągu dnia?

Choć narzędziownik OBM-ki to złożona sprawa – i szerzej omawiam ją w programie Online Business Manager – to w tym miejscu chciałabym choć skrótowo pokazać, jakie narzędzia będą Ci towarzyszyć w codziennej pracy w tej roli.

Ważne: nie musisz mieć wysokich zdolności technicznych, żeby dobrze odnajdywać się w realiach pracy OBM. Owszem, będziesz korzystać z różnych systemów i rozwiązań, ale takich, które nie wymagają zaawansowanej wiedzy informatycznej. I, przede wszystkim, na tyle powszechnych, że znalezienie do nich tutoriali zajmie Ci nie więcej niż dwie minuty. A jeśli dołączysz do mojego programu, to znajdziesz w nim sprawdzone metody i procesy pracy, np. w Asanie, które łatwo dostosujesz do swojej rzeczywistości.

Przykładowe narzędzia typowe dla pracy OBM:

• Google Calendar/Kalendarz Apple – czyli dowolna aplikacja, w której możesz stworzyć kalendarze tematyczne dla klientów i spraw własnych.
  
• ClickUp/Asana/Nozbe/Notion – narzędzie do zarządzania projektami, w którym organizujesz zadania i komunikujesz się ze współpracownikami, aby te projekty omawiać.
  
• Slack/Discord – do codziennej komunikacji z zespołami i klientami (nie polecam tutaj Messengera, ale nie będę pierwszą, która rzuci tutaj kamieniem).
  
• Calendly/TidyCal/Zencal – do planowania i umawiania spotkań w sposób pomijający bezpośrednią komunikację. Widzisz dostępność swojego klienta i za pomocą kilku kliknięć rezerwujesz spotkanie z nim. Koniec z wysyłaniem swojej dostępności w mailu i ciągłych prób zgrania swoich terminów.
  
• Google Docs/OneDrive – do przechowywania plików, notatek i dokumentów. Szczegółowo omawiam to w programie Online Business Manager i od razu podsuwam Ci sprawdzone rozwiązania do ułatwienia pracy).

Oczywiście to są tylko przykładowe rozwiązania. Ale ta lista powinna Ci nakreślić, z iloma (mniej więcej) rozwiązaniami będziesz miała w tej pracy do czynienia.

Słowem podsumowania – o codziennej pracy OBM

Pokazałam Ci tutaj przykładowy dzień pracy Online Business Managerki. Zwróć uwagę na to, że działając w tej roli nie jesteś kolejną „dziewczyną od zadań”. Ani nawet „specjalistką od zadań specjalnych”. Główną rolą OBM jest wyznaczanie rytmu pracy w firmie. Dzięki naszym działaniom praca posuwa się naprzód, projekty są realizowane i każdy z członków zespołu wie, co jest jego obowiązkiem.

Na pytanie: „Czy wszystko jest dopięte?”, OBM nie odpowiada po prostu: „Tak, oczywiście” ani „Jeszcze nie”. Pracując na tym stanowisku doskonale wiesz, co się dzieje i kto jest za co odpowiedzialny. A także gdzie istnieje ryzyko opóźnień i gdzie trzeba coś dopracować. Kompleksowość działań to słowo klucz.

Na tym właśnie opiera się Twoja codzienna praca: na kontrolowaniu, analizowaniu, planowaniu i wyciąganiu wniosków. Na trzymaniu ręki na pulsie.

„Chcę pracować jako OBM” – doskonale!

Jeżeli czytając niniejszy artykuł pomyślałaś, że to rola idealna dla Ciebie – świetnie się składa. Odbierz darmowy przewodnik i sprawdź, jakie kompetencje przydadzą Ci się w tej pracy:

A jeśli już teraz jesteś zdecydowana – po prostu sprawdź mój program OBM.

Ja tę ścieżkę mam już za sobą. A wraz ze mną – moje wspaniałe kursantki. Ty możesz być następną z nich.